マナー

会社に入ったばかりのころ、仕事をすこしずつ覚えていくうちに、
電話番を任せてもらえるようになりました
はじめは緊張して、電話が鳴るたびどきどきしていた記憶があります

電話は、お客様と会社をつなぐ重要な窓口です。
本年度入社の新入社員に伝えたことを、ここにメモしておきます

第一歩は電話に出てみること！
はじめは、電話対応はあまり慣れていなくて不安に思うかもしれません。
でも、勇気を持って電話を取ることで、
会社の大切なお客様の情報を誰よりも数多くキャッチできますし、
早く業務内容を覚えることができるというステキな一面もありますよ

受話器をとったら先に名乗ります。
『　お電話ありがとうございます。（会社名）の○○（名前）でございます。　』

相手を確認します。
◆相手が名乗った場合
電話では人の名前を聞き取りにくいことがあるので、正確に聞き取ります。
◆相手が名乗らない場合
用件を聞いた後などに、失礼のないように聞きます。
『　恐れ入りますが(失礼ですが)、お名前をお尋ねしてもよろしいでしょうか？　』
◆相手の会社名（お名前）が聞き取りにくい場合
電波が悪く聞き取りにくいときには再度確認します。
『　(○○様)、誠に申し訳ございませんが、お電話が遠いようでございます。
　　　　もう一度、御社名（お名前）をお尋ねしてもよろしいでしょうか？　』

挨拶をします。
『　いつもお世話になっております。　』　など、相手に応じたあいさつをします。

用件を聞きます。
あいづちを打ちながら、用件をメモします。

こんなときは・・・
◆　取次ぎを依頼された場合
『 ○○でございますね。かしこまりました。少々お待ちください。 』

◆　担当者が外出中の場合
　『 あいにく○○は外出しておりまして、▲時ごろに戻る予定でございます。 』

◆　社内で打ち合わせ中の場合
『 ○○はただいま打ち合わせで席を外しておりまして、、 』
――――　すぐに、「分かりました、また電話します」と仰る方もいらっしゃいますが、戻りの時間など聞かれた場合、――――――

『○分ほどで戻るかと存じますが、
　　　　戻りましたら折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか？』

◆　伝言を頼まれた場合
用件をメモし、確認・復唱します。

電話を終える。
用件が終わったら、丁寧に挨拶をして電話を終えます。
『 ありがとうございました。 』
『 失礼いたします。 』
『 今後ともよろしくお願いいたします。 』

電話は相手が切ったあとで受話器を静かに置きます。

とっさのひとこと
『○○を教えてください』　→　『かしこまりました』
相手に確認するときは　→　『恐れ入りますが』　『失礼ですが』
相手がなにかしてくれる時　→　『よろしくお願いいたします』

電話対応ははじめは緊張するかと思いますが
伝言メモで外出の多い先輩をたすけてくださいね